Super Dica Capte-me

Um evento beneficente pode servir para vários propósitos: captação de recursos num primeiro momento; conscientização para uma determinada questão ou causa; ação de divulgação dos trabalhos realizados pela sua entidade, etc. Porém, uma das maiores vantagens advindas da realização de um evento beneficente está justamente na aproximação entre doador e a entidade, proporcionando um engajamento direto à sua causa.
Vários são os exemplos de eventos que podem ser realizados com a finalidade de promoção e captação de recursos: quermesses, bazares, feiras de arte, exposição de artes; saraus; espetáculos; e eventos esportivos tais como: corridas e caminhadas, partidas de futebol, etc.
Para a realização de um evento beneficente, tem-se que ter em mente 3 aspectos:




A) Planejamento
B) Organização
C) PreparaçãoA) QUANTO AO PLANEJAMENTO:

Não importa o tamanho do evento que você tem em mente, planejamento é o segredo do sucesso! Afinal, muitos são os detalhes, as pessoas envolvidas e as intercorrências naturais que qualquer evento pode enfrentar.

O planejamento e a gestão de tudo isso é imprescindível para o êxito da empreitada.

Para isso é essencial se reunir com a equipe de organizadores e colocar tudo no papel tendo em mente as seguintes questões:

O que será o evento?
Por que será realizado?
Como será realizado?
Para quem? (público alvo)
E quando será realizado?

Como a realização de um evento geralmente despende um grande trabalho, procure ter certeza que isso é a melhor estratégia para sua entidade atrair fundos e visibilidade.




UM BOM PLANEJAMENTO DEVE SEGUIR ALGUNS PASSOS:

1) FIXAR UM OBJETIVO PARA O EVENTO: definir com a sua equipe qual será o objetivo do evento. Evidentemente, tal objetivo deverá estar alinhado com a causa defendida.
Exemplo de objetivo de evento beneficente: captar recursos para a construção de um ambulatório médico numa determinada comunidade.

2) DEFINIR QUAL SERÁ O TIPO DE EVENTO: uma vez fixado o objetivo, deve-se pensar em qual tipo de evento será realizado. Mais uma vez salienta-se que é absolutamente necessário um fino alinhamento do tipo de evento com a causa defendida, com isso se obtém excelentes resultados não só em termos financeiros, bem como, em termos de boa impressão para a sua entidade.

IMPORTANTE: ao decidir sobre o tipo de evento, certifique-se que o mesmo não é um contrassenso em relação à causa defendida. Por exemplo, não há o menor sentido em promover um farto banquete beneficente para captar recursos para matar a fome de crianças em condições de vulnerabilidade social. Neste caso, a melhor opção será um evento em que os participantes possam doar alimento não perecível.




3) DEFINA UM ORÇAMENTO: fixar um orçamento que leve em conta os gastos necessários para a realização do evento; a renda obtida para o pagamento de tais gastos, bem como a sobra que será destinada ao OBJETIVO DO EVENTO é passo essencial para a obtenção de sucesso. Procure abrir uma conta bancária separada para o evento, facilitando assim a prestação de contas e a transparência, que são requisitos essenciais para a credibilidade de sua instituição.

4) DEFINIÇÃO DE LOCAL E DATA: Procure escolher uma data que dê tempo suficiente para todas as preparações necessárias; leve em conta outros eventos concorrentes que poderão ser realizados também na mesma data escolhida. Defina um local de fácil acesso e que seja compatível com o evento planejado.

B) ORGANIZAÇÃO DO EVENTO EM SI:

Uma vez estando o evento planejado, é necessário se debruçar mais atentamente sob os seguintes aspectos:

DEFINIÇÃO DO PÚBLICO: o público certo para um determinado evento certamente levará ao sucesso uma causa defendida pela sua instituição, assim como, o público errado poderá propiciar o mais retumbante fracasso. Para isso, é necessário que o evento esteja perfeitamente alinhado com gosto do público escolhido; poderá ser catastrófico se o público convidado a participar do evento não se identifica com a causa; ou não pode contribuir para os objetivos estabelecidos para o evento.

Por exemplo: um jantar para captação de recursos para o museu de artes da cidade deverá ter como público alvo apreciadores das artes plásticas em geral.

MARKETING DO EVENTO: Criar uma imagem positiva do evento por meio de estratégias de comunicação é um fator determinante para o sucesso do evento. A comunicação deverá enfatizar a causa defendida e deve ser capaz de produzir um elo emocional entre o público alvo e o evento propriamente. Os meios de divulgação deverão ser cuidadosamente escolhidos para que alcancem efetivamente o público alvo.

OBTENÇÃO DE TODAS AS LICENÇAS NECESSÁRIAS PARA O EVENTO: de nada adianta fazer um excelente planejamento do evento em si, sem, contudo, obter das autoridades os alvarás e licenças necessários para a realização do evento, seja ele qual for.

PREPARAÇÃO LOGÍSTICA: planeje acerca dos veículos necessários para o transporte das equipes e matérias para realização do evento. Tenha também em mente as eventuais viagens e acomodações para os membros das equipes e possíveis convidados do evento. Procure realizar reservas de hotel e passagens sempre com antecedência.

MATERIAL PROMOCIONAL E MATERIAIS DE USO NO EVENTO: os materiais promocionais deverão ser impressos e distribuídos de forma racional visando a otimização dos recursos. Dependendo do tipo de evento será necessário a preparação de caixas com os materiais apropriados e necessários para o atendimento do público alvo do evento, como bloco de notas, canetas, marcadores, clipes, etc. Tenha tudo isso organizado e contado de forma a se evitar perdas.




PATROCÍNIO: trata-se de um aspecto muito importante, pois a ideia é que todos os custos possam ser suportados pelos patrocinadores. Nesse momento entra o trabalho valioso da equipe de captação de recursos que deverá ativar toda a rede de relacionamentos e contatos com a finalidade de obter o máximo de apoio possível para a realização do evento, nem que o apoio não seja necessariamente em dinheiro.

FOLHETO DE APRESENTAÇÃO DO EVENTO: no dia do evento, entregue aos participantes um folheto de apresentação do evento, demonstrando quais os propósitos, os impactos esperados e os beneficiários daquela ação.

C) PREPARAÇÕES PARA O EVENTO:

Uma vez tendo traçado todos os planos, parta para a mão na massa, ou seja, os preparativos propriamente ditos, que deverá incluir:

Formação da equipe: defina as equipes necessárias e seus membros, delegando responsabilidades e prazos. Dependendo do tamanho do evento, forme quantas equipes se fizerem necessárias, porém, a priori, as seguintes equipes podem dar conta da missão:

1) EQUIPE DE GESTÃO GERAL: fará a gestão do evento como um todo, coordenando as demais equipes e criando um ambiente de sinergia entre elas. É aconselhável que essa equipe seja formada pelas lideranças mais experientes da organização, bem como, é importante incluir os representantes “chaves” das outras equipes para tornar todo o processo mais participativo.

2) EQUIPE DE EXECUÇÃO: independentemente do tipo de evento realizado, se faz necessário uma equipe habilitada para realizar qualquer coisa, desde a montagem de mesas para o jantar, passando pela obtenção de licenças para a execução do evento junto à Prefeitura local, organização de aspectos logísticos, etc.

3) EQUIPE DE RECEPÇÃO DO EVENTO: a finalidade dessa equipe é recepcionar os participantes, identifica-los por meio do cadastramento, garantindo a ampliação do mailing da instituição, etc;

4) EQUIPE DE DIVULGAÇÃO: essa equipe é crucial para o bom desempenho do evento planejado, afinal, a mensagem do evento deve atingir o maior número de pessoas possível e do modo mais efetivo e barato possível. Portanto, a escolha dos meios de divulgação deve ser a principal responsabilidade dessa equipe.



DIA DO EVENTO

Com tudo pronto, o dia mais esperado finalmente chegou! É bem provável que você esteja exausto em decorrência de todo o processo de preparação do evento. Mas, na reta de final, tome uma injeção de ânimo e lembre-se:

1) entusiasme-se com esse dia que você tanto trabalhou para realizar. Procure motivar toda a equipe para que o trabalho final seja feito com grande competência.

2) certifique-se que todos os convidados do evento sejam recepcionados calorosamente, para isso chegue mais cedo ao local do evento, verificando os detalhes finais e o perfeito entrosamento entre todas as equipes de trabalho.

3) estabeleça um mestre de cerimônia, que deverá acolher os participantes, dando-lhes as boas vindas, seguidas de uma breve apresentação sobre o propósito do evento e da sua entidade. Pense numa pessoa para a tarefa que tenha grande facilidade de falar em público e possa conduzir o evento com grande capacidade de envolvimento dos convidados (público alvo).

4) lembre-se que o dia do evento é uma excelente oportunidade de divulgação de todas as atividades e projetos desenvolvidos pela sua entidade. Portanto, mantenha no local do evento uma mesa ou display para que o material promocional da entidade seja exposto.

5) aproveite o evento para realizar o seu “networking” integrando-se com os convidados, estabelecendo elos e contatos que serão futuramente muito valiosos para a causa defendida, e também para si próprio em termos pessoais.




6) depois do evento mantenha o maior número possível de canais de comunicação com público alvo do evento, quanto mais contato se estabelece com os participantes melhor. Lembre-se que os participantes deverão ser mantidos devidamente informados sobre os impactos e resultados positivos obtidos com o evento, e o quão benéfico foi para a causa defendida. Se o orçamento permitir, distribua pequenos souvenires e brindes aos participantes, de forma a mantê-los engajados, trazendo outros simpatizantes para a causa.

Evidentemente, todos os passos aqui sugeridos deverão ser adaptados para a realidade da sua entidade, contudo, estes são, em linhas gerais, os principais componentes preparatórios que qualquer evento bem-sucedido deverá minimamente conter.